A Profiles International Hungary Kft.

állásra pályázók adatainak kezelésére vonatkozó adatkezelési tájékoztatója

A Profiles International Hungary Kft., továbbiakban: Társaság vagy Adatkezelő) elkötelezett a nála munkaviszonyban álló, illetve ilyen jogviszonyt létesíteni kívánó személyek (együttesen: Pályázók vagy Érintettek) személyes adatainak védelmében, kiemelten fontosnak tartjuk az érintettek önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. A vonatkozó jogszabályi rendelkezésekkel összhangban az álláspályázatának benyújtásával és elbírálásával összefüggésben szükségszerűen felmerülő személyes adatok kezeléséről az alábbiak szerint tájékoztatjuk.

Kérjük, olvassa el figyelmesen a jelen Adatkezelési tájékoztatónkat, mely tartalmazza, hogy adatait milyen jogcímen, milyen célból, milyen módon kezeli az Adatkezelő, illetve tájékozódhat arról, hogy az adatkezeléssel összefüggésben Önt milyen jogok illetik meg, és hogy ezeket hogyan érvényesítheti. Amennyiben az adatkezeléssel összefüggésben bármilyen kérdése van, alábbi elérhetőségeinket szívesen állunk rendelkezésre. 

A jelen rövid adatkezelési Tájékoztató azzal a céllal jött létre, hogy az Érintetteket tömören tájékoztassa az Adatkezelő által alkalmazott adatvédelemmel kapcsolatos főbb szabályairól. A Tájékoztatóban nem tárgyalt kérdéskörök, témák vonatkozásában a vonatkozó jogszabályok rendelkezései az irányadóak, és a jelen Tájékoztató ezekkel együtt értelmezendő. A jelen Tájékoztatóban használt fogalmak megegyeznek a GDPR-ban rögzített fogalmakkal. 

Az Adatkezelő adatai és elérhetőségei:

Elnevezés: Profiles International Hungary Kft. 

Székhely: 1025 Budapest, Szilfa u. 6.

Levelezési cím: 1137 Budapest, Pozsonyi út 24. V. em. 1.

Adószám: 11883809-2-41

Cégjegyzékszáma: 01-09-681312

Nyilvántartó hatóság: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága

Adatkezelő képviselője: Székely Gábor ügyvezető igazgató

Elektronikus elérhetőség: profiles@profiles.hu

Adatvédelmi tisztviselőnk adatai:

Név: Gyetvai Balázs (Regal 5 Kft.)

Postai cím: Profiles International Hungary Kft, 1137 Budapest, Pozsonyi út 24. V. em. 1.

E-mail: adatkezeles@profiles.hu

Az Adatkezelő az alábbi adatkezeléseket végzi:

• Pályázati anyagok fogadása

Az Adatkezelő az álláspályázatokat elsődlegesen e-mailben fogadja, de nem kizárt a postai úton, vagy személyesen történő jelentkezés sem. Emellett állásra jelentkezni álláskeresési portálon (pl. profession.hu) is hirdetett állás esetén az adott hirdetésben szereplő, az álláskeresési portál által biztosított linken/e-mail címen keresztül is lehetséges, továbbá előfordulhat, hogy az Adatkezelő munkaerő-közvetítő szolgáltatását is igénybe veszi, mely esetben a jelentkezés a munkaerő-közvetítőn keresztül történik. Az Adatkezelőnél állásra pályázók személyes adatait (ideértve az önéletrajzot is) az Adatkezelő elektronikusan rögzíti. 

A pályázatok benyújtása vagy egy meghatározott pozícióra irányulhat, vagy arra (is), hogy a pályázó adatai bekerüljenek az Adatkezelő adatbázisába annak érdekében, hogy a jövőben megüresedő pozíciók esetében a pályázat figyelembe vételre kerüljön, ezekre vonatkozóan az érintett a pályázat során külön tud nyilatkozni. 

A pályázati anyagokat a hozzáférési felhatalmazással rendelkező felelős (HR) munkatársakon kívül az adott pozícióhoz hozzárendelt vezetők is elérik, így közvetlenül tudják kiválasztani a megfelelő jelölteket. Interjú megszervezéséhez a HR felelős kollégája keresi meg a pályázókat a megadott elérhetőségeken. Mindaddig, míg egy pályázat folyamatban van, addig a pozícióhoz rendelt vezető és a HR felelős számára látható a pályázó anyaga. 

A pozíció betöltését követően a sikertelen pályázati anyagok törlésre kerülnek, kivéve, ha a pályázó hozzájárulását adta ahhoz, hogy bekerüljön az Adatkezelő adatbázisába, mely esetben a pályázata 3 évig elérhető a rendszerben, vagy ha ez korábban történik, akkor addig, amíg a pályázó a hozzájáruló nyilatkozatát vissza nem vonja, amit vagy akár e-mailben, vagy telefonon is jelezhet az Adatkezelő felé. A pályázónak lehetősége van újbóli hozzájárulást adni annak érdekében, hogy személyes adatait újabb 3 évig tárolhassuk a jelentkezői adatbázisban, erről az Adatkezelő az Érintettet a 3 év lejárta előtt e-mail levél útján tájékoztatja.  

• Háttér adatbázis és kiválasztás során generált adatok 

Minden a kiválasztással összefüggő adat elektronikusan kerül kezelésre, ennek segítségével kerül nyomon követésre a teljes kiválasztási folyamat, minden egyes Álláshirdetéshez kapcsolódóan projekt szemlélettel. Az egyes Álláshirdetéshez kapcsolódó projektek teljes kiválasztási folyamata lépésről-lépésre naplózásra kerül a rendszerben.

Személyes adatainak kezelésével kapcsolatban Önt az alábbi jogosultságok illetik meg:

Az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

• az adatkezelés céljai;
• az érintett személyes adatok kategóriái;
• azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
• adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
• az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
• a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
• ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
• történik-e automatizált döntéshozatal, illetve profilalkotás;
• ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozó megfelelő garanciákról.

Amennyiben tehát Ön szeretné tudni, hogy a Társaság kezeli-e az ön személyes adatát, és ha igen akkor milyen körülmények között, akkor erről tájékoztatást kérhet. 

Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát igény esetén az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért adminisztratív díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri.

A helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

Kérjük amennyiben bármilyen személyes adata megváltozik, ezt haladéktalanul jelezze, hogy az adatot javíthassuk a nyilvántartásunkban.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a helyesbítésről, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről. 

A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték (megvalósult az adatkezelés célja)
• az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az adatkezelés jogalapja az adatkezelő jogos érdeke és az érintett tiltakozik az adatkezelések ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett tiltakozik a közvetlen üzletszerzést célzó adatkezelés ellen;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
• a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell (pl. ha hatóság előírja)

Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt a fentiek szerint azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

Az Adatkezelő nem köteles az adatokat törölni, ha az adatkezelés szükséges

• a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából
• a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó jogszabály szerinti kötelezettség teljesítése céljából;
• bizonyos esetekben a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
• közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben törlés valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ennek a célnak az elérést;
• jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a törlésről, akivel, illetve, amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről.

Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül: 

• az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát (tehát amíg nem nyer bizonyosságot, hogy a kezelt adatok helyesek)
• az adatkezelés jogellenes, az érintett azonban ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását (mer utóbb esetleg az adatkezelés jogszerűvé tehető és akkor nem kell újra felvenni az adatokat); 
• az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
• az érintett tiltakozott a jogos érdeken alapul adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben;

Ha az adatkezelés a fentiek szerint korlátozásra kerül, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy fontos közérdekéből lehet kezelni. Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az adatkezelő az érintettet előzetesen tájékoztatja.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről.

Az adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása vagy szerződés teljesítése, és az adatkezelés automatizált módon történik.

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

 A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a közérdekből történő, vagy a munkáltató jogos érdekén alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik.

Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

A fentiek nem alkalmazandók abban az esetben, ha a döntés:

• az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
• meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
• az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

A felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga, bírósági eljárás

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit.

A panasz tárgyát a felügyeleti hatóság kivizsgálja és ésszerű határidőn belül tájékoztatja a panaszost a vizsgálattal kapcsolatos fejleményekről és eredményekről, különösen, ha további vizsgálat vagy egy másik felügyeleti hatósággal való együttműködés válik szükségessé. A panasz nyomán a felügyeleti hatóság jogosult eljárást kezdeményezni az adatkezelővel szemben.  

Az Érintett jogosult arra, hogy bírósághoz forduljon, ha megítélése szerint az adatkezelő, illetve az általa megbízott vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó az Ön személyes adatait a személyes adatok kezelésére vonatkozó előírások megsértésével kezeli.

A per elbírálása törvényszék hatáskörébe tartozik. Az Adatkezelő székhelye szerint illetékes törvényszék: 

• név: Fővárosi Törvényszék
• cím: 1055 Budapest, Markó u. 27.

A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Adatvédelmi Hatóság adatai 

Megnevezése: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 

Rövidített neve: NAIH

Székhelye: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.

Telefon: +36-1-391-1400

Telefax: +36 1-391-1410

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

 Hozzájárulás visszavonásához való jog

Az Érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelések esetén az Érintett a hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ez azonban nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelés jogszerűségét. 

Közös szabályok

Az érintett a jogainak gyakorlása során az Adatkezelőhöz vagy az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat az alábbi elérhetőségeken:

• e-mailben: profiles@profiles.hu, vagy adatkezeles@profiles.hu 
• postai úton: Profiles International Hungary Kft, 1137 Budapest, Pozsonyi út 24., 5. em. 1.

Felhívjuk szíves a figyelmét arra, hogy az Adatkezelő az érintett személyes adatairól csak személyazonosságának igazolása után ad tájékoztatást, mely során meg kell adni legalább 2 olyan személyes adatát, amit az Adatkezelő kezel.

Az Adatkezelő az érintett jelen fejezet szerinti kérelmeire köteles indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb 1 hónapon belül tájékoztatni az érintettet a megtett intézkedésekről. Szükség esetén ezen a határidő 2 hónappal meghosszabbítható, amelyről az Adatkezelő 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

Az érintett jogaira és az Adatkezelő eljárására az Általános adatvédelmi rendelet 12. 13.-22., 77., 79., 82. cikk rendelkezési vonatkoznak.

Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be a felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával. 

Adatbiztonság

Adatkezelő gondoskodik az adatok biztonságáról. Ennek érdekében megtette azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. Az adatbiztonság szabályainak érvényesüléséről az Adatkezelő az Adatkezelési Szabályzattól és jelen Tájékoztatótól tartalmilag és formailag elkülönülő belső szabályzatok, utasítások, eljárási rendek útján (is) gondoskodik. Adatkezelő az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintettel van a technika mindenkori fejlettségére és több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene.

A személyes adatainak kezelésével kapcsolatos bármilyen kérdés esetén írjon a fenti elérhetőségünkre. 

Az Adatkezelő által igénybe vett Adatfeldolgozók: